PDM - Oportunidades à vista com Cadastros de Materiais

O remédio definitivo para confusões de troca de produtos no SCM é um sistema de catalogação, o Padrão Descritivo de Materiais (PDM) como também é conhecido aqui no Brasil, ou Master Data Management (MDM), ao redor do mundo.
Na nossa metodologia, sua implementação se inicia pela elaboração de um manual que estabelece procedimentos e ferramentas que facilitam a identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca de todos os materiais armazenados e controlados contabilmente em uma empresa ou cadeia de abastecimento, de forma padronizada, isto é, precisa, unificada e uniformizada. Em síntese, PDM é um protocolo de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades:

    - Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de abastecimento.
- Organizar as informações cadastrais, documentação e contratos.
- Minimizar erros operacionais, não-conformidades e devoluções.
- Conter custos operacionais.
- Sanear o capital de giro imobilizado nas empresas.
- Agilizar os processos de compras, armazenagem e atendimento.
- Viabilizar sistemas de resposta rápida.
- Melhorar a acurácia das informações.
- Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento.
- Unificar sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento.
- Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques.
- Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos.

Em síntese os principais elementos deste sistema envolvem um manual, um modelo de taxonomia, as estruturas PDM, os procedimentos e softwares de apoio, os quais comentaremos a seguir.

1. Manual PDM: Define as políticas e regras relacionadas à manutenção do cadastro de materiais em uma empresa ou cadeia de abastecimento. Este manual esclarece os termos, nivelando o conhecimento entre os envolvidos, e relaciona todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, processos para controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais.

· Em termos da identificação, o princípio mais importante que costumamos destacar é que “a finalidade do código é identificar, e não catalogar”, pois temos constatado que o equívoco mais usual é codificar os materiais por aplicação, no entanto aprendemos que “diferentes aplicações não determinam diferentes códigos”. Enfim, para identificar corretamente, o código deve possuir os seguintes atributos:

- Unicidade: Apenas um código para cada SKU (Stock Keeping Units, ou unidades distintas mantidas em estoque).

- Simplicidade: Deve ser fácil de compreender e utilizar por todos.

- Formato: Deve ser estruturado, de preferência com uma numeração sequencial automatizada.

- Conciso: Deve ser sucinto e objetivo.

- Expansividade: Deve suportar o crescimento das empresas usuárias.

- Operacionalidade: Deve ser prático e robusto.

- Versatilidade: Deve prever suas diversas aplicações.

- Estabilidade: Deve ser praticamente perene.

- Confiabilidade: Deve assegurar a identificação esperada.

· Em termos da descrição, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de redação, tamanho máximo das descrições, abreviações, separadores, caracteres vetados, bem como um formato padronizado e processo de validação.

2. Estrutura PDM: Entende-se por estrutura PDM a relação de características técnicas obrigatórias e complementares necessárias e suficientes para descrever precisamente as SKU de um grupo de materiais. Ao definirmos uma estrutura PDM identificamos os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos dados contidos nestes campos.