PDM - Oportunidades à vista com Cadastros de Materiais

O remédio definitivo para confusões de troca de produtos no SCM é um sistema de catalogação, o Padrão Descritivo de Materiais (PDM) como também é conhecido aqui no Brasil, ou Master Data Management (MDM), ao redor do mundo.
Na nossa metodologia, sua implementação se inicia pela elaboração de um manual que estabelece procedimentos e ferramentas que facilitam a identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca de todos os materiais armazenados e controlados contabilmente em uma empresa ou cadeia de abastecimento, de forma padronizada, isto é, precisa, unificada e uniformizada. Em síntese, PDM é um protocolo de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades:

 

    - Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de abastecimento.
- Organizar as informações cadastrais, documentação e contratos.

- Minimizar erros operacionais, não-conformidades e devoluções.
- Conter custos operacionais.
- Sanear o capital de giro imobilizado nas empresas.
- Agilizar os processos de compras, armazenagem e atendimento.
- Viabilizar sistemas de resposta rápida.
- Melhorar a acurácia das informações.
- Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento.
- Unificar sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento.
- Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques.
- Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos.

Em síntese os principais elementos deste sistema envolvem um manual, um modelo de taxonomia, as estruturas PDM, os procedimentos e softwares de apoio, os quais comentaremos a seguir.

1. Manual PDM: Define as políticas e regras relacionadas à manutenção do cadastro de materiais em uma empresa ou cadeia de abastecimento. Este manual esclarece os termos, nivelando o conhecimento entre os envolvidos, e relaciona todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, processos para controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais.

· Em termos da identificação, o princípio mais importante que costumamos destacar é que “a finalidade do código é identificar, e não catalogar”, pois temos constatado que o equívoco mais usual é codificar os materiais por aplicação, no entanto aprendemos que “diferentes aplicações não determinam diferentes códigos”. Enfim, para identificar corretamente, o código deve possuir os seguintes atributos:

- Unicidade: Apenas um código para cada SKU (Stock Keeping Units, ou unidades distintas mantidas em estoque).

- Simplicidade: Deve ser fácil de compreender e utilizar por todos.

- Formato: Deve ser estruturado, de preferência com uma numeração sequencial automatizada.

- Conciso: Deve ser sucinto e objetivo.

- Expansividade: Deve suportar o crescimento das empresas usuárias.

- Operacionalidade: Deve ser prático e robusto.

- Versatilidade: Deve prever suas diversas aplicações.

- Estabilidade: Deve ser praticamente perene.

- Confiabilidade: Deve assegurar a identificação esperada.

· Em termos da descrição, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de redação, tamanho máximo das descrições, abreviações, separadores, caracteres vetados, bem como um formato padronizado e processo de validação.

2. Estrutura PDM: Entende-se por estrutura PDM a relação de características técnicas obrigatórias e complementares necessárias e suficientes para descrever precisamente as SKU de um grupo de materiais. Ao definirmos uma estrutura PDM identificamos os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos dados contidos nestes campos.

GRUPO Estrutura PDM Características Técnicas
CHAVE
ALLEN

Formato:
Dimensão:
Tamanho:
Material:
Acabamento:
Encaixe:
Fabricante:
Referência:

L
Jogo 1,5-10MM
Curta
Aço Cromo Vanadio
Fosfatizado
Reto
Gedore
12103
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Complementar
Complementar
LAMPADA
ALTA
PRESSAO

Tipo:
Potência:
Base:
Bulbo:
Cor:
Tensão:

Mista
250 W
E 40
Ovoide
Branca
220 V
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória
Obrigatória

 

As características técnicas obrigatórias servem para especificar ou caracterizar uma SKU. Adicionalmente, utilizamos as características complementares, que não distinguem uma SKU das demais, mas que servem para associar informações administrativas relevantes. Por vezes, para organizar consistentemente a enorme quantidade de informações envolvidas se torna necessário implementar algum software especializado que gerencia estes procedimentos operacionais, no local onde estas informações são homologadas.

3. Taxonomia: Para classificar o universo de materiais com que lida uma ou diversas empresas se faz necessário montar uma “árvore PDM”. A arvore PDM é o resultado do processo de agrupamento de SKU baseado em critérios de similaridade, tais como a natureza intrínseca (características técnicas) mais relevantes daquele grupo.  

 

Relação de Tipos, Grupos, Sub-grupos e Famílias de Materiais

                     Taxonomia de Materiais
                              = f (Natureza intrínseca)

A - Materiais Físicos
- Mecânica
     1 - Máquinas e Equipamentos
           1.1 - Ferramentas
           1.2 - Equipamentos Industriais
           1.3 - Equipamentos de Movimentação
           1.4 - Equipamentos de Armazenagem
           1.5 - Veículos Rodoviários  
     2 - Materiais
           2.1 - Metálicos
           2.2 - Materiais não-metálicos
           2.3 - Abrasivos
           2.4 - Elementos de Fixação
           2.5 - Materiais para Embalagem e acondicionamento
     3 - Energia
           3.1 - Geração de energia
           3.2 - Transmissão de energia
           3.3 - Sistemas de frenagem
     4 - Fluxo (cinemática)
           4.1 - Hidráulica
           4.2 - Pneumática
     5 - Refrigeração
     6 - Peças
           6.1 - Rolamentos
           6.2 - Mancais
           6.3 - Peças Automotivas
           6.4 - Peças específicas de fabricantes exclusivos
- Elétrica
     1 - Eletricidade e Eletro-técnica (alta tensão)
     2 - Eletrônica
- Ótica
- Civil
     1 - Insumos
     2 - Estruturas
     3 - Edificações
     4 - Sanitários
     5 - Vedação e calefação
- Tecnologia da Informação

    1 - Telecomunicações
           1.1 - Telefonia
           1.2 - Redes
     2 - Harware
           2.1 - Computadores
           2.2 - Acessórios
     3 - Software
     4 - Instrumentação (controle de processo)
     5 - Elementos de sinalização

    6 - Fotografia

B - Insumos
- Materiais Auxiliares
- Limpeza e Conservação
- Gêneros Alimentícios e Bebidas
- Higiene pessoal
- Material de Segurança
- Vestuário
- Sucata


C - Materiais Químicos
- Inorgânico
- Orgânico
- Combustíveis
- Lubrificantes
- Óleos
- Graxas e Cêras
- Tintas e Vernizes
- Adesivos
- Selantes
- Material para Laboratórios


D - Serviços
- Assessoria Jurídica
- Assessoria Contábil
- Assessoria Comércio Exterior
- Serviços Mercadológicos
- Serviços Administrativos e auxiliares
- Consultoria Técnica
- Tecnologia da Informação
- Courier
- Procurement
- Treinamento
- Logística (movimentação e armazenagem de materiais)
- Utilities
    1 - Limpeza
    2 - Segurança
    3 - Alimentação
    4 - Serviços de Manutenção
    5 - Infra-estrutura
- Projetos e Obras


E - Administrativo
- Livros e periódicos
- Materais para escritório / expediente
- Material de promoção
- Mobiliário


F - Biológica
- Animal
- Vegetal
- Humana

 

Os modelos de classificação mais populares são:

- Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): Classifica os itens dentro de ramificações, seguindo uma hierarquia de importância numa árvore baseada na natureza dos materiais.

Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Baseada no "Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias" para facilitar as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo tarifas comuns. No Brasil a NCM está conjugada com a tabela de incidência de impostos sobre produtos industrializados (IPI).

4. Procedimentos: Formalizam os procedimentos para orientar os processos de inclusão, alteração e exclusão de registros no cadastro central. Também são necessários procedimentos para manutenção das estruturas PDM, bem como para requisitar o cadastramento de novos materiais, a sincronização de dados e o saneamento de itens similares.

Encerrando, foi no sentido de esclarecer aos interessados pela organização dos cadastros no SCM que relacionamos os principais desafios que a IMAM Consultoria tem enfrentado em seus projetos de PDM, de modo que este processo não seja subestimado ou negligenciado, invertendo a triste constatação que temos observado nas empresas que ainda não perceberam a importância deste tema. Pense nisto, e acabe com as confusões.

julho/2.006

Daniel Gasnier,
Diretor da IMAM Consultoria
www.imam.com.br 


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