Recadastrar Fornecedores - O Elo entre a Parceria e a Logística

Quantos de vocês já tentaram efetivar um trabalho de recadastramento de fornecedores? Quem fez vai entender bem o motivo deste texto, quem nunca efetivou pode ir se preparando, a tarefa é árdua, lenta, e cansativa. Dizemos isso em função da prática onde após todo o processo de desenvolvimento tecnológico (sistemas de informações) ocorrido nos últimos anos, e os sucessivos e contínuos aproveitamentos de banco de dados, sobrepondo informações, ocasionaram de chegarmos a um estágio de evolução onde a realização desta atividade pode ser agora efetivada com mais eficiência e eficácia, permitindo aos gestores a possibilidade de dedicar á devida atenção nesta atividade, ainda bem que ocorreu todas essas evoluções nos sistemas de informações, que a cada dia propiciam aos diversos técnicos de diversas áreas da administração, condições de melhoria em seus serviços.
É fundamental um sistema de gestão informatizado, moderno, eficiente e eficaz, o que de certa forma pode até amenizar um pouco a realização desta atividade de recadastramento de fornecedores. Tínhamos a impressão de que seria um trabalho rápido já que bastaria confirmar os dados de cada fornecedor e o trabalho estaria concluído, motivo este que nem preocupamos em dividir o trabalho entre os colaboradores do setor, já que, seria também uma ótima oportunidade de revermos e mantermos contato com alguns fornecedores mais antigos, e de como estavam avaliando a qualidade do serviço prestado. Seguindo assim a nova tendência e enfoque de prestação de serviço, dentro de uma visão holística e sistêmica, do qual cria-se a relação de que quem compra também efetiva uma prestação de serviço a quem vende.

O Processo de Cadastramento de Fornecedores
Pelo dicionário Aurélio temos a atividade de cadastro sendo a ação derivada do ato de cadastrar;

Registro que bancos ou casas comerciais mantêm de seus clientes, da probidade mercantil e situação patrimonial deles, etc.;
Market.  Rel. Públ.  Relação segmentada [v. segmentar2 (3)] de nomes e endereços, utilizada para envio de mala-direta (2), publicações, convites, lista.”

Na logística o cadastro de fornecedor possui um importante papel, de propiciar a integração da cadeia de abastecimento, mediante a localização, controle, e comunicação entre o comprador e o vendedor que vai com o tempo permitir o fortalecimento das parcerias comerciais. De acordo com um colega de profissão, João que sempre diz, “o cadastro de fornecedor é a principal ferramenta de trabalho de um comprador, um comprador sem um cadastro de fornecedores bom, atualizado e variado não será um comprador eficiente”.
Em toda a bibliografia da área de materiais e de logística há a unanimidade de que o cadastro de fornecedor é uma ferramenta imprescindível para as atividades de compra de uma organização, e principalmente agora com a necessidade cada vez maior das organizações de criarem e desenvolverem a sua logística empresarial.

Um bom cadastro é aquele que contempla além dos dados básicos de contato com a empresa e registro tais como; CNPJ, endereço – hoje com as novas tecnológicas o cadastro de e-mail e sites – etc, bem como também as informações sobre a organização, neste sentido são avaliadas; sua estrutura organizacional, seu seguimento de mercado, seu comportamento ético nas negociações, seus produtos e principalmente os serviços que são agregados pela organização, e para a obtenção destas informações considera-se importante pesquisas sobre a organização tais como; visita as suas instalações, analise dos registros da organização em suas entidades de classe, levantamento de suas atitudes no procon e nos órgãos governamentais, suas políticas internas de recursos humanos, dentre outras.

A Prática de um Processo de Recadastramento
Dentre a nossa prática apresentamos as principais situações que encontramos durante a realização do processo de recadastramento, num primeiro momento destacamos algumas situações que necessitam ser resolvidas nas organizações que podem auxiliar e contribuir para que os clientes possam efetivar seu recadastramento e a empresa oferecer melhor atendimento. E na seqüência destacamos principais ocorrências registradas, quando ligamos para as empresas e conversamos com seus atendentes. Esclarecemos que trabalhamos um re-cadastro com mais de 4.000 fornecedores.

Situações genéricas encontradas:

- A empresa deve esclarecer seus colaboradores como atender seus clientes interessados em obter dados sobre a organização.

- Por conseguinte, fica a seguinte indagação “quem deve ser o responsável a repassar as informações dos dados básicos da organização a seus clientes?”
- Cada dia mais com o avanço nas tecnologias de informações (operadoras de telefonia) os cadastros tornam-se ineficientes já que a cada momento as organizações estão alterando seus números telefônicos.
- Detectamos preocupações em algumas empresas quanto ao risco de repassar seus dados e estes serem utilizados de má fé por algumas empresas, principalmente empresas que não prestam serviços e enviam faturas com os dados da empresa para o respectivo pagamento e se a empresa “bobear” acaba pagando.
- Adotamos um critério de espera nas ligações, ou seja, após 5 tentativas se o telefone não é atendido o fornecedor é excluído, neste sentido fica um alerta às organizações.
- Se a empresa tem mais de dois endereços e CGC, qual efetivar o cadastro, esta informação deve ser compartilhada com os membros da organização.
- As pessoas da organização devem estar preparadas que a troca de informações já que neste processo o contato pode estar procurando aproximar-se do fornecedor.
- Vivemos em uma época de informações compartilhadas, o que vai permitir a integração da cadeia de abastecimento.
- É necessário estabelecer qual a melhor forma de se efetivar um processo de recadastramento.
- A informatização cria a agilidade às operações organizacionais e os cadastros devem ser cada vez mais ágeis nos sistemas, de preferência on-line.

Situações encontradas:

- O vendedor passa a ligação ao caixa do estabelecimento para atualizar.

- Atendente atualiza os dados sem se preocupar com o atendimento de atenção ao cliente, como se fosse uma coisa chata de ser feita.
- Telefonista por tentativa vai repassando a ligação a outras pessoas da empresa, sem saber para quem.
- Grande parte dos funcionários não conhece e não têm em mãos os dados da empresa.
- A informação é centralizada no gerente ou dono, que não estando no estabelecimento ninguém sabe ou pode informar.
- Telefonista atende, escuta toda a história mas não repassa ao colega, sendo necessário a repetição de toda a história.
- Vendedor ocupado tenta passar para outra pessoa e ou volta para telefonista.
- Telefonista passa para a pessoa errada.

- Telefonista atualiza dados com certa displicência.
- Vendedores que cadastram a empresa, quando saem levam contigo as informações do cliente, e a empresa nem se preocupa em atualizar seus dados junto aos seus clientes.
- O atendente não tem dados da empresa.
- Atendente que atende o telefone, escuta a história e só confirma sem saber, acho nem o que está fazendo, neste caso fazíamos o teste, pega, falando dados errados que eram confirmados.

Observamos que uma simples e importante tarefa para o processo de ligação entre as organizações, e que pode permitir a integração da cadeia de abastecimento e o fortalecimento de parcerias ainda precisa ser muito estudada e trabalhada. Esperamos com este texto, ter contribuído com os colegas de profissão, bem como com os profissionais responsáveis pelas áreas comercial e administrativa das organizações. Muitos mecanismos precisam ser criados para a melhoria nos procedimentos de cadastro e recadastramento de fornecedores e cada organização precisa aprender e encontrar a sua solução.

outubro/2.004

Paulo Teixeira de Sousa,
Administrador MS - CRA - Go/To nº 6131

ptsousa@brturbo.com  


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