Singularidades de um Sistema de Gestão para EADI

O fluxo e controle de mercadorias originárias de importações ou que se destinam à exportação têm particularidades totalmente distintas de um centro de distribuição no mercado interno. Este reconhecimento tem como conseqüência a impossibilidade do aproveitamento de complexos modelos anteriormente desenvolvidos para apoiar as clássicas funções de recebimento, armazenamento, picking e expedição. Assim, o desenvolvimento de um legítimo Sistema de Gestão de EADI implica reconhecê-lo como singular. Seguem algumas das singularidades:

1. Cumprimento da legislação da Receita Federal
Todo o funcionamento básico de uma EADI é regulado por normas da Receita Federal. Não é simples se familiarizar com a terminologia e manter-se atualizado com o emaranhado de instruções normativas.

2. Alterações legais
As alterações legais são muito mais freqüentes do que no mercado interno – basta ver a pressão pela desburocratização dos procedimentos aduaneiros tendo em vista o esforço para aumentar a exportação. Esta característica tem conseqüências dramáticas em termos de custo da manutenção do sistema.

3. Controle de portaria
Os recintos alfandegados são severamente controlados, assim o controle da movimentação de veículos e pessoas devem estar associados a documentos fiscais de entrada e saída.

4. Complexidade documental
Os documentos que autorizam a entrada e saída de mercadorias são variados, entrelaçados e não guardando qualquer relação com os do mercado interno.

5. Multiplicidade de processos operacionais
Há grande variedade de regimes alfandegários passíveis de serem usados pelos depositantes, cada um daqueles constituindo-se num processo operacional próprio (rede de operações interdependentes).

6. Tratamento das divergências e avarias
As possíveis divergências de quantidade e natureza entre os documentos oficiais e mercadorias fisicamente recebidas ou expedidas demandam procedimentos rigidamente normatizados, não podendo ser resolvidas com procedimentos habituais tais como devoluções, segregação de excedentes e acertos financeiros. O mesmo ocorre com as avarias.

7. Controle de volumes e itens
O sistema deve admitir o controle de volumes e de itens dependendo do regime. Esta particularidade tem profundas conseqüências estruturais no projeto de um Sistema de Gestão de Armazém (WMS).

8. Controle do pátio
Uma EADI tem necessidade de controlar seu pátio devido à permanência de containers. O que era uma exceção nos WMS é regra para as EADI.

9. Diversidade operacional
Há mais de um perfil quanto às entradas e saídas de mercadorias - desde grandes quantidades e pouca variedade a pouca quantidade e muita variedade. É um desafio projetar um sistema que possa diferenciar tratamentos em função das características operacionais dos clientes tendo como premissa a economia de recursos.

10. Industrialização
O processo de industrialização que pode ser executado numa EADI tem toda a complexidade de um PCP de manufatura acrescido da dificuldade de contar com estoques de insumos não-nacionalizados (controle por lote) como adquiridos no mercado interno, além do produto final poder ser direcionado à exportação ou ao mercado interno com tratamentos fiscais bem distintos. O controle desta produção deve obedecer normas formuladas por fiscais.

11. Registro documental
 Um qualificativo básico do sistema é o grau de facilidade oferecido no registro das entradas e recuperação de dados devido ao grande volume de documentos próprios de cada operação.

12. Gestão do armazém
A sofisticação da gestão de armazém – uso de WMS –, embora hoje não seja amplamente reconhecida como um diferencial relevante, certamente fará toda a diferença quando forem mais comuns as operações de industrialização.

13. Interrupções do processo
O processo operacional de uma EADI é intercalado com permissões de continuidade ditadas por avais da Receita Federal. Esta necessidade implica a existência de um workflow embutido no sistema.

14. Detalhamento do controle operacional
As EADI irão desempenhar novas funções. Hoje, as atividade de controle administrativo têm sido a grande preocupação pois, em geral, tomam como base serviços com baixo valor agregado. A industrialização ou qualquer inclusão de outros serviços logísticos agregados (Distribuição e Transporte) deve alterar este perfil de funcionamento e deslocar a preocupação para as atividades que demandam maior controle operacional.

15. Custos internos e cobrança de serviços
A cobrança dos serviços prestados tem sido uma grande preocupação devido às dificuldades de apontamento, à variedade de tipos de serviço e maneira de executá-los. Mais difícil que cobrar tem sido conhecer os custos internos, diferenciar operações de um mesmo depositante. Um sistema que se preze tem que dar flexibilidade para a acordos comerciais e condições de acompanhamento das margens praticadas por tipo de operação de depositantes.

A maioria dos sistemas em uso foram gradualmente desenvolvidos baseando-se nas necessidades de negócio num ambiente bem diverso do atual. A integração com outros serviços logísticos, a concorrência por vezes predatória, as novas tecnologias que facilitam a comunicação com depositantes e a necessidade de uma gestão de custos mais detalhada exigem o empréstimo de modelos computacionais tradicionais de sistema integrados e de gestão de armazém.

julho/2.004

Fernando Di Giorgi,
Uniconsult Sistemas e Serviços
www.uniconsult.com.br
(11) 5535 0885

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