Cadastro de Materiais - Um Tesouro Ignorado pelas Empresas

Padronizar e manter um cadastro de materiais unificado, garante redução de custos na cadeia de suprimentos e eficácia na automação do processo.
Muitas empresas criaram e estão mantendo seu cadastro de materiais acreditando que as informações existentes são suficientes para comprar corretamente o que desejam, algumas chegam a adotar posições limitadoras como: “nós estamos bem preparados” ou ainda “nosso pessoal está atento a esses problemas”, “se o meu pessoal não se preocupar com isto eu demito todos”.
Na verdade estas empresas até conseguem comprar e manter seus estoques, mas de forma muito complexa e cara, enfrentando, diariamente, diversos problemas que comprometem o seu resultado operacional e sua produtividade, mas na verdade estes custos não são contabilizados, porque sua origem está em procedimentos incorporados a rotina das áreas de suprimentos, como por exemplo: Itens que chegam diferente do que se esperava, materiais com qualidade inferior a necessidade da aplicação, compras demoradas que muitas vezes só se resolvem com a apresentação de uma amostra para o fornecedor, ou ainda, inúmeros contatos entre fornecedores, compradores e usuários, até concluírem uma especificação adequada para o item e esta, uma vez definida, fica de posse do comprador, não sendo incluída no sistema.
Estas atitudes, podem levar a paradas desnecessárias da produção, formação de estoque de materiais inservíveis, aumento do lead time e dos estoques, ou ainda a consolidação de uma relação de dependência com um único fornecedor, eliminando-se o elemento básico do processo de compras, a concorrência.
É improdutivo pensar na automação da cadeia de suprimentos, quando a empresa possui um cadastro de materiais, ponto de partida deste processo, contendo descrições erradas, incompletas, confusas, duplicadas e amarradas a fornecedores exclusivos, que possam comprometer os custos, a qualidade, a eficácia e a produtividade da área de suprimentos.

ORIGEM DO CAOS
É simples observar de que forma este problema ocorre dentro das empresas. Um cadastro de materiais problemático e caro, nasce pela falta de padrões que obriguem o registro das características consideradas imprescindíveis à identificação completa de cada tipo de material. Esta situação é muito comum na maioria das empresas, uma vez que o cadastramento dos itens se dá diretamente em um sistema legado de gestão ou em um ERP, os quais não possuem qualquer nível de exigência para uma seqüência lógica e obrigatória no momento da inclusão destas características dos materiais. Este procedimento inocente custa caro, porque facilita o cadastramento dos materiais com qualquer informação ou até mesmo sem ela, o que gera descrições erradas, incompletas e confusas, duplicando o material no cadastro e, o que é pior, no estoque também.

EXEMPLOS REAIS DESTE CAOS
Estes exemplos ilustram como anda o cadastro de materiais de manutenção, os itens de MRO, da maioria das empresas que, independente do seu porte, ainda acreditam que compram corretamente o
que desejam.

1 - Cotovelo 90º, ferro galvanizado, 1/2pol

2 - Cotovelo 90º, ferro maleável, 1/2pol, NPT

3 - Lâmpada Incandescente, 40W.

4 - Lâmpada Incandescente 40W, branca.

5 - Tubo de aço sem costura 1pol.

6 - Tubo de aço sem costura 1pol, SCH 40

7 - Parafuso Allen; M10X20mm.

8 - Parafuso Allen; com cabeça, M10X20mm.


Observamos nestes, inocentes exemplos, que todas as descrições estão incompletas, impedindo, até mesmo, de afirmarmos que exista, nesta lista, alguma duplicidade, mas, ainda assim, compra-se algum tipo de material, graças a intervenção do comprador e/ou usuário. Esta intervenção, aparentemente eficaz, faz com que em 80% destes casos o custo de processamento da compra fique maior que o custo do produto e quando estas descrições são enviadas para um portal de comércio eletrônico este resultado piora e o lead time fica comprometido.

Com esta qualidade, o cadastro de materiais impede a eficácia de qualquer processo de automação e
gera alguns problemas que podem custar muito caro, como:

·  Duplicidades de registros;

·  Compras erradas;

·  Paradas desnecessárias de máquinas;

·  Dificuldades para unificação do cadastro entre unidades;

·  Dificuldades para compras conjuntas;

·  Retrabalho em compras e na gestão dos estoques;

·  Estoques de materiais inservíveis;

·  Elevação dos custos de manutenção;

·  Elevação dos custos por pedido;

·  Elevação dos custos de estoque.


Ao contrário deste cenário, a padronização do cadastro de materiais garante maior qualidade, agilidade e precisão no processo de suprimentos, conferindo maior eficiência e economia o que assegura para a empresa a interrupção imediata de perdas financeiras enormes. Este é o tesouro que, ainda hoje, é negligenciado pela maioria das empresas.


UM ABISMO ENTRE AS EMPRESAS
Muitas empresas, que são exemplos de eficiência em gestão, já passaram por um processo de Saneamento e Padronização dos seus cadastros de materiais, algumas até mais de uma vez, em função de aquisições, reestruturações e mudanças de tecnologia, estas empresas hoje investem apenas na revisão e manutenção do seu “tesouro”, permitindo a implantação rápida de novas políticas, sistemas e procedimentos, que garantem produtividade concreta e duradoura no seu processo de suprimentos. O investimento neste tipo de projeto é muito pequeno, representa apenas uma fração da economia que seus resultados proporcionam, e o seu retorno é muito rápido.
Enquanto isto a maioria das empresas, independente do seu porte, ainda encontram dificuldades para entender a necessidade de um projeto deste tipo. Isto se explica por se tratar de um processo muito específico, cujo domínio sobre a sua técnica e, os efeitos positivos que causam sobre o fluxo de caixa das empresas ainda serem pouco estudados no meio acadêmico.
Existem ainda aquelas empresas que acreditam em uma solução caseira para este tipo de trabalho, aumentando a perda de capital da empresa em processos desprovidos de técnicas e de controles. Para estas, é importante ressaltar que, mesmo as empresas pioneiras e detentoras de grande conhecimento na técnica de padronização de cadastro de materiais, já não conduzem sozinhas este processo, e muito, já concluíram que, em cadastro de materiais, arrumação é diferente de padronização.

maio/2004

Nivaldo da Cunha Faria,

Diretor Técnico da Uno Consultoria;
Pós graduado em logística empresarial, é Consultor em Padronização de Cadastro de Materiais, já tendo dirigido diversos projetos em grandes empresas como a Unificação dos cadastro da Brahma e Antárctica na formação da AmBev, e ainda na Latasa, Alcoa, Suzano, Sadia, entre outras. Também desenvolve palestras e treinamento nesta Área.

nivaldofaria@gmail.com         www.unoconsultoria.com.br


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