5 MANEIRAS DE REDUZIR INVENTÁRIOS

A maioria das empresas que conheço aspiram reduzir os inventários (estoques) e praticamente todas continuam com os níveis elevados. Reduzir o inventário é o objetivo, ao mesmo tempo em que aumentamos o nosso nível de serviço ao cliente. E naturalmente isso significa melhorar nossos meios de produção, operações e a eficiência na prestação de serviços de modo a diminuir nossos custos. Evidentemente não podemos nos focar somente no inventário e excluirmos os fatores produção e serviços a clientes. Devemos sim recordar sempre a necessidade de balancear nossos esforços e praticar sempre a melhoria contínua.

5 Maneiras de reduzir inventários: Técnicas de Gestão, Inventário Cíclico, Treinamento, Redução e Liderança.

TÉCNICAS DE GESTÃO

As técnicas de gestão de um modo simplista podem ser divididas em 2 tipos principais que eu chamo de: sistemas estruturados e sistemas simplificados. Os sistemas estruturados são sistemas geralmente informatizados e os sistemas simplificados são normalmente visuais.
O ERP que engloba o Planejamento das Necessidades de Materiais, Recursos de Manufatura e dos Negócios – é atualmente o sistema integrado mais utilizado, principalmente por grandes e até por médias empresas, pode atingir excelentes resultados, porém pode deixar a desejar em função de eventual falta de empenho e envolvimento da Alta Direção e do comprometimento da média gerência (isto nunca acontece, não é mesmo?). A entrada para os sistemas integrados é a previsão da demanda que normalmente é outro calcanhar de Aquiles, devemos implementar bons modelos de previsão para minimizar ou amortecer as freqüentes variações de demanda.
O Kanban é o sistema visual mais “inteligente” e utilizado há décadas com sucesso em inúmeras empresas. Apresenta excelentes resultados e é efetivo na sua utilização, porém pode falhar por falta de empenho e envolvimento da Alta Direção e comprometimento da média gerência e do pessoal do chão-de-fábrica (isto também nunca acontece!).
Obtem-se melhores resultados quando da utilização do ERP em ambiente JIT – Just-in-Time ou seja com aplicação do Kanban e das demais filosofias do JIT.
O sucesso do ERP e do Kanban depende muito da exatidão das informações, do pessoal e dos métodos e processos o que nos remete aos outros 4 fatores.

INVENTÁRIO CÍCLICO

A exatidão é a pedra fundamental que nos possibilita a reduzir nossos inventários. Se não tivermos a confiança em saber o que temos e o que estamos adquirindo, não teremos a confiança necessária para podermos reduzir o estoque e manter mesmo assim um bom serviço ao cliente. Assim se usarmos a contagem cíclica como nossa medida da acuracidade de inventário criaremos um conceito de acuracidade de inventário que nos permitirá entre outras coisas a redução dos estoques.
O estoque de segurança deve ser utilizado somente para proteger das variações de demanda e do tempo de suprimento. Porém posso afirmar que muitas empresas, não a sua evidentemente, acrescentam ao estoque de segurança parcelas adicionais para proteger da falta de acuracidade de inventário.
A finalidade da contagem cíclica é fazer exame de todas as discrepâncias nos registros de inventário e encontrar a causa dos erros. O esforço real nesta etapa é a reconciliação. Devemos estratificar as causas do erro e então fazer exame da ação para impedir que o erro ocorra outra vez. Esta é a chave real para o sucesso na contagem cíclica: achar, identificar, e remover as causas dos erros. Defina seus objetivos e transmita à sua equipe. Persiga a acuracidade, caso contrário, você fará contagem cíclica no ano que vem, no próximo século, e ainda encontrará os mesmos velhos e pobres resultados. Elabore um relatório em que você deve enxergar e focar nas causas dos erros, um relatório de causa–efeito. Sua equipe deve se esforçar para encontrar e eliminar as causas dos erros, não inventariar apenas para demonstrar e apresentar boas porcentagens de erros a ajustar para a Alta Direção. Quando corrigimos as causas dos erros, nosso processo do inventário melhorará, o que fará com que nossa acuracidade melhore e então teremos a confiança suficiente para reduzirmos os inventários.

Bem, esse foco na causa do erro conduz-nos ao tópico: Treinamento.

TREINAMENTO

Nosso pessoal deve ter a mesma atitude que temos e controlar seus próprios objetivos, derivados dos nossos, para que possamos continuar a melhorar em controlar os processos, bem como reduzir o inventário.
As empresas de serviço são compostas de dois ciclos: pedido, e execução/produção. As manufatureiras utilizam matérias-primas e possuem também o ciclo do abastecimento/reposição. Todas as empresas devem estar focadas na redução de todos os três ciclos. Algumas focam todos seus esforços em buscar o melhor local e a melhor quantidade de inventário a manter. Podemos reduzir nosso inventário encontrando maneiras diferentes e inovadoras de armazenar, estocar e de aumentar o giro de estoques. Devemos também estar preocupados com a corrente de abastecimento, ou seja, com a fonte externa e interna (supply chain).
Devemos estar conectados ao consumidor final do nosso cliente, que está avaliando de forma integral nossa corrente de abastecimento. Cada pessoa é uma ligação da corrente abastecimento e deve agir em conformidade com isto. Muitas companhias mostraram que obtiveram resultados maravilhosos treinando seu pessoal para se transformar, o que eu chamo conectado ao cliente externo.
Isto tudo só é alcançado através de um amplo e efetivo plano de educação e treinamento.

REDUÇÃO

Reduzir, isto nos conduz à idéia de reduzir em todos os campos e sentidos. O tamanho de lote pode ser diminuído reduzindo nossos tempos operacionais nas instalações, o que permite reduzirmos o inventário médio de todos os grupos de produtos. Isto é porque a fórmula para o inventário médio é a metade do tamanho do lote mais o estoque de segurança (Em = Q/2 + Es). Assim se tivermos uma iniciativa de reduzir os tempos de preparação (setups), isto irá permitir que nosso pessoal reduza não somente o inventário, mas também se tornem mais flexíveis na resposta às mudanças na demanda.
E por falar em demanda, se pudermos encontrar maneiras de reduzir os tempos de ressuprimento –todos os lead-times– apesar da falta de confiança nas previsões poderemos reduzir os estoques devido a antecipações das compras. Isto deve ser bem coordenado com nossos esforços de reduzir obsolescência e excesso de estoque. Produzindo o mais próximo ao momento da demanda, não necessitaremos do pulmão: estoque de segurança.
Você deve estar pensando que tudo o que abordamos até aqui pode ser sumarizado no conceito de redução de complexidade, ou seja, simplificação. Simples é a melhor de todas as maneiras: para o inventário, a produção, e as vendas. Se desenvolvermos nosso negócio com um sistema incrivelmente complexo, tendemos a formar o inventário nos almoxarifados e no processo produtivo. Simplificando o processo, o pessoal pode sentir que controla suficientemente bem o processo, para responder à demanda sem grandes inventários.

LIDERANÇA

Lembre-se, o que falamos com nosso pessoal é o que nós estamos interessados em que eles façam, o foco para obter e alcançarem suas metas.
Conseqüentemente devemos considerar os tópicos da conversação que temos com nosso pessoal. Como exemplo, considere as últimas reuniões que você teve com sua supervisão. Quais eram os assuntos? O que você falou a respeito? Também, como foram as últimas reuniões com a sua equipe, quais foram os tópicos? É imperativo que a redução do inventário seja um tópico da conversação diária. Sim, deve estar consistentemente em nossos pensamentos e mentes. Entretanto, não deve se transformar em um vácuo entre vocês. A redução do inventário deve ser parte de nossos tópicos diários, incluindo o serviço de cliente e as eficiências operacionais. O inventário não deve ser pensado como um tópico em separado, como um tópico único. Busque, integrar produção e vendas, como na equação: Inventário Final = Inventário Inicial + Produção - Vendas.
O que realmente deve visar a liderança? Balancear nossos objetivos, manter foco de nossos negócios, manter nossa mente direcionada à redução e na melhoria contínua e reinventar nossos próprios negócios sob o prisma de estoques reduzidos.

maio/2003

Gilberto Viviani Pimenta,
Consultor da CA Consultores Associados
www.caconsultores.hpg.com.br

Tel. (0--11) 3872 8284

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