Internet en el sistema logístico: nuevos requerimientos y nuevas prácticas

Los profesionales de la Logística deben prepararse para afrontar un reto más: gestionar adecuadamente la inevitable irrupción de Internet (y los modelos de negocio asociados) en su área de responsabilidad. Tanto si su responsabilidad abarca el conjunto de la cadena logística como si está centrada en aprovisionamiento, logística de entrada, producción o logística de salida, puede considerar como un hecho cierto el que, a lo largo de los próximos cinco años, la extensión de Internet y del Comercio Electrónico introducirán modificaciones substanciales en la forma en que dichas actividades se ejecutan.
El Informe Anual sobre Tecnología de la Información de Business Week, publicado el 22 de Junio de 1998, está dedicado al Comercio Electrónico. Uno de los artículos, dedicado a la influencia de Internet sobre la cadena de aprovisionamiento, destaca la forma en la que Internet contribuye a acelerar aún más los grandes cambios que están transformando la escena logística, tales como la gestión integral de marcas propias por parte de distribuidores como CompUSA o J.C.Penney, o, en sentido opuesto, el traspaso a ciertos proveedores de la responsabilidad de gestión logística (hasta la reposición en el lineal) en cadenas como Wal-Mart. Estas modificaciones en los papeles tradicionales, que pueden incluso llevar a reemplazar el término "cadena de aprovisionamiento" por "telaraña de aprovisionamiento", requieren el intercambio eficiente y fiable de información entre múltiples participantes, de una forma difícilmente abordable por medios tradicionales incluyendo el EDI convencional.
La generalización de Internet afectará al sistema logístico de dos formas complementarias. Por una parte, la difusión de nuevos modelos de negocio hechos posibles por el uso masivo de Internet, como por ejemplo el comercio electrónico con usuarios finales, creará nuevos requerimientos para el sistema logístico. Por otra, las posibilidades de comunicación interempresarial ubicua, inmediata y prácticamente sin coste, implícitas en Internet actuarán como factor posibilitador de nuevas prácticas logísticas, más eficientes. Para ilustrar esta doble vertiente, en este artículo trataremos brevemente tres áreas que actualmente están en proceso de cambio. Las exigencias de distribución física peculiares de los sistemas de comercio electrónico son un ejemplo de nuevos requerimientos. Por el contrario, la posibilidad de integrar transparentemente los Sistemas de Información de Gestión Logística de una empresa con los de seguimiento ("tracking") de su compañía de transportes, o la posibilidad de complementar los sistemas EDI convencionales basados en redes de valor añadido (VAN) con otros apoyados en Internet servirán para ilustrar las oportunidades que surgen de desempeñar más eficientemente las actividades logísticas.

Exigencias particulares de distribución física en el comercio electrónico
Según estimaciones de Forrester Research, las compras a través de Internet realizadas por consumidores finales alcanzarán este año los 5.000 millones de dólares. Si bien esto supone menos de la tercera parte del comercio entre empresas a través de Internet, es ya un volumen apreciable, sobre todo si se tienen en cuenta las previsiones de que dicho volumen se multiplique por 20 en los próximos cinco años. Las perspectivas de rentabilidad también están mejorando. Según estudios realizados por ActivMedia, hasta 1996 el 70% de los servidores de comercio electrónico para consumidores finales (o "tiendas virtuales") estaban perdiendo dinero; en 1997, esta cifra ha disminuido hasta el 54%.
Algunos de estas tiendas virtuales ofrecen bienes o servicios susceptibles de distribución por la propia red, como Software descargable por la red o consultas de revistas o bases de datos. En la mayoría de los casos, sin embargo, la instalación de uno de estos servidores exige organizar un sistema de distribución física del producto adquirido. Esta distribución física no la realizará, generalmente, la misma organización que opera la tienda virtual; se efectuará, o bien por correo postal, o bien a través de una empresa privada de transportes.
Esto supone, en principio, una oportunidad de negocio para las organizaciones que deseen proporcionar estos servicios de distribución física. Sin embargo, las peculiaridades del modelo de negocio de comercio electrónico con usuarios finales impone unas exigencias especiales, tanto al sistema de distribución en sí como especialmente al Sistema de Información que le apoya. Las tiendas virtuales generan frecuentemente un pequeño volumen de negocio. Sus clientes están geográficamente dispersos, y los pedidos suelen tener importes unitarios pequeños. Frecuentemente, carecen de almacenes propios, por lo que los envíos pueden tener como punto de origen uno o varios proveedores. Estas características configuran un conjunto de exigencias para el sistema de distribución en sí:

De mayor interés para este artículo son las exigencias que las peculiaridades del modelo de negocio imponen al Sistema de Información de las dos compañías: la que gestiona la tienda virtual y la que realiza la distribución física.
La organización que desee crear una tienda virtual (denominaremos "comerciante" a dicha organización), generalmente ofrecerá un sistema servidor Web en Internet, en el que instalará uno de los sistemas de información de venta electrónica existentes (ofrecidos por compañías como Netscape, Microsoft o IBM/Lotus), denominados sistemas "Merchant", adecuadamente parametrizado y particularizado. Los clientes harán sus compras accediendo por Internet a dicho sistema "Merchant", y completando los datos del pedido. En organizaciones de cierto tamaño, esta información es entonces traspasada al sistema de información de gestión del Comerciante, como muestra la figura; en empresas menores, este paso es omitido.
Una vez validado el pedido, la información de recogida y entrega debe hacerse llegar a la organización que realice la distribución física (denominaremos "Distribuidor" a dicha organización). Si bien, en principio, puede utilizarse cualquier medio (fax, correo, EDI, etc.), las particularidades del modelo hacen que las soluciones basadas en Internet sean particularmente apropiadas:
El volumen total de negocio de cada Comerciante con el Distribuidor es, en muchos casos, bajo, haciendo que sea inviable las soluciones convencionales de EDI sobre red de valor añadido privada.
En cambio, el número de transacciones puede ser elevado (aunque cada transacción sea de pequeño importe), siendo deseable que la comunicación sea sistema informático-sistema informático, evitando así los costes y errores de reintroducción de datos inherentes a los sistemas como el fax.
Es previsible que, según los usuarios de las tiendas virtuales se vayan sofisticando y haciendo más exigentes, vaya ganando en importancia relativa el flujo inverso representado en la Figura 1, correspondiente a la información sobre la situación de la entrega. Gradualmente, los usuarios demandarán información más actualizada sobre el estado de sus pedidos, incluso si éstos se encuentran en tránsito. Si bien cada vez más Distribuidores ofrecen a sus clientes la posibilidad de consultar el estado de sus envíos por Internet (con sistemas como el UPS OnLine Tracking, de UPS), estos sistemas exigen que el usuario acceda directamente al Distribuidor. En el caso del comercio electrónico, el Distribuidor deberá encontrar la forma de mantener esta información de estado actualizada en el sistema del Comerciante, de manera que éste pueda ofrecérsela al usuario junto con el resto de la información relativa a su pedido. La adecuación de Internet es aún mayor en este caso, ya que confluyen las mismas circunstancias mencionadas en el párrafo anterior, pero la necesidad de que la comunicación sea sistema informático-sistema informático es aún mayor, dada la frecuencia con la que es necesario actualizar la información de situación.

Integración de los Sistemas de Información de Gestión Logística de una empresa con los de seguimiento ("tracking") de su compañía de transportes
La generalización de Internet y el constante avance de las tecnologías asociadas permiten a las empresas adoptar prácticas logísticas que antes no eran técnica o económicamente viables.
Un ejemplo de estas posibilidades lo constituye el anuncio realizado por SAP y Federal Express, en Abril de 1998, del desarrollo de una interfaz certificada en SAP R3 con el sistema de seguimiento ("tracking") de FedEx. Este desarrollo está actualmente en pruebas en Hewlett Packard; está previsto que esté comercialmente disponible a finales de 1998.
Cualquier usuario de SAP R3 que utilice los servicios de FedEx para transportar sus paquetes podría utilizar esta interfaz. En resumen, consiste en un conjunto de programas que se instalan en el sistema en el que reside el módulo logístico del sistema SAP R3; esta interfaz establecen un enlace informático entre la base de datos de dicho módulo logístico y el sistema de seguimiento ("tracking") de FedEx. Una vez activada la interfaz, la información actualizada sobre la localización y el estado de los envíos realizados a través de FedEx estaría disponible, en tiempo real, en propia base de datos del sistema logístico de SAP R3.
Otras empresas están desarrollando enfoques alternativos similares, y estableciendo alianzas equivalentes, como la alianza entre Lotus, IBM y UPS para integrar en su sistema de comercio electrónico (Lotus Domino.Merchant) la información de envíos y seguimiento ("shipping and tracking") del sistema de UPS.
Este tipo de sistemas convierten en viable el que los responsables y administradores logísticos de una empresa extiendan el nivel de control y seguimiento que actualmente tienen sobre los materiales que están físicamente en sus instalaciones a aquellos que se encuentran confiados a terceros.

Intercambio Electrónico de Datos basado en Internet
La integración con el sistema de seguimiento descrita en el apartado anterior no es más que un ejemplo de las posibilidades de integración interempresarial de Sistemas de Información a través de Internet. Dado que, actualmente, la mayoría de los flujos electrónicos interempresariales de información siguen el modelo EDI (Intercambio Electrónico de Datos), en este apartado analizaremos brevemente las posibilidades ofrecidas por los actuales sistemas EDI basados en Internet.
Los enfoques EDI convencionales consisten en realizar la comunicación entre los SI de las empresas mediante el intercambio entre éstas de determinados tipos de mensajes de contenido, formato y significado normalizado (pedidos, facturas, confirmaciones, etc.). Esta normalización está recogida en estándares, como el UN/EDIFACT, generalmente utilizado en Europa (United Nations Economic Commission for Europe (UN/ECE), Working Party for the Facilitation of International Trade Procedures (WP.4)), o el ANSI-X12, generalmente utilizado en EEUU (ANSI Accredited Standards Committee X12).
Para resolver la transferencia fiable de esta información normalizada, generalmente se recurre a redes de valor añadido ("Value Added Networks", VANs) establecidas con ese fin. La red de valor añadido acepta los mensajes normalizados enviados por sus suscriptores, y los deposita en el "mailbox" o buzón de espera del "destinatario" (especificado en la información de control), de donde éste la recoge; el gestor de la VAN suele ocuparse asimismo de diversos aspectos de administración y seguridad.
Estos sistemas EDI convencionales basados en conversión a formatos normalizados y transmisión de datos a través de VAN están gradualmente implantándose en diversos sectores, como la automoción, pero su generalización se ve frenada por algunos impedimentos. Uno de los más significativos es el elevado coste de utilización de dichas redes de valor añadido VAN, así como de los sistemas traductores de conversión de la estructura interna de los Sistemas de Información de las empresas al formato EDI normalizado. Estos costes hacen que, en general, EDI sólo resulte rentable para las grandes empresas; las pequeñas suelen adscribirse a estos sistemas sólo cuando se ven obligadas por sus clientes.
Esta situación está mejorando con la aparición de sistemas EDI que, respetando el principio de conversión intermedia a formatos normalizados según estándares, reemplazan o complementan las redes de valor añadido con la utilización de Internet.
Un primer modelo, que combina el enfoque EDI convencional (para los "socios EDI" de gran tamaño) con la utilización, para los pequeños asociados, de un sistema simplificado basado en Internet, es el WebEDI. Empresas como General Electric Information Services (GEIS), Harbinger o Sterling Commerce están ofreciendo variantes de WebEDI, como el TradeWeb de GE. En España, el proyecto EDIWEB de AECOC sigue el mismo modelo.
Un sistema WebEDI consiste, básicamente, en complementar un sistema EDI convencional basado en una VAN con un servidor Web accesible por Internet. Los grandes usuarios utilizan el sistema de la forma habitual. Los pequeños usuarios acceden al servidor Web, a través de Internet, mediante un navegador Web normal (Internet Navigator, Microsoft Explorer, etc.) instalado en su PC conectado a Internet. Una vez identificado el usuario, el sistema WebEDI toma los documentos EDI pendientes de su "mailbox" o buzón de espera EDI, y se los presenta como una página Web con un formato de documento (factura, pedido, etc.) fácilmente interpretable e imprimible por el usuario. Cuando el flujo de información es el inverso, esto es, es el usuario WebEDI el que debe enviar un documento EDI, el sistema le presenta un formulario (en función del documento a enviar: factura, etc.) que el usuario completa a través de su navegador. El sistema traduce entonces la información suministrada por el usuario al formato EDI normalizado, y se la envía al destinatario de la forma convencional, a través de la red VAN.
El inconveniente de este sistema es que la comunicación, para aquellos que acceden a través del sistema WebEDI, no es sistema informático-sistema informático, sino persona-sistema informático, por lo que, a pesar de su economía y simplicidad, sólo es apropiado para usuarios con un pequeño volumen de transacciones EDI.
Una alternativa más radical, y que está progresivamente ganando adeptos, es reemplazar totalmente la red VAN por los mecanismos de transporte disponibles sobre Internet. En estos modelos, los mensajes EDI son transportados entre los socios EDI utilizando, generalmente, sistemas de correo electrónico (aprovechando las extensiones MIME específicas para EDI que se han definido) o sistemas basados en el mismo protocolo "http" utilizado en la World Wide Web. Para garantizar la seguridad, fiabilidad y capacidad de gestión, estos sistemas utilizan una combinación de mecanismos de encriptación de doble clave pública/privada, certificados digitales, y sistemas de confirmación/acuse de recibo.
Si bien estos sistemas están aún en un estadio incipiente, no tienen los inconvenientes mencionados anteriormente, ya que permiten una comunicación directa sistema informático-sistema informático sin exigir las infraestructuras específicas de los sistemas EDI convencionales.

Conclusiones
Como resumen, puede concluirse que la irrupción de Internet en el entorno logístico afectará a éste en una doble vertiente. Por una parte, los modelos de negocio derivados del Comercio Electrónico supondrán nuevos requerimientos de eficacia, eficiencia y flexibilidad para el sistema logístico. Por otra, las opciones de estrecha integración interempresarial hechas viables por Internet, en áreas como el EDI basado en Internet o la integración en tiempo real de los sistemas logísticos de las empresas y sus transportistas, posibilitarán prácticas logísticas más eficientes, que potencien aún más la actual tendencia a la integración de la cadena logística extendida.

agosto/1998

Alfonso Durán
,
Profesor Titular de Organización de Empresas. Universidad Carlos III de Madrid

www.cel-logistica.org/artiag.html
  

Esta página é parte integrante do www.guiadelogistica.com.br .