Estratégias para o sucesso do "VMI"
(estoque gerenciado pelo fornecedor)

Este artigo foi desenvolvido com o objetivo de fornecer uma visão geral para as pessoas nas empresas que estão avaliando a implementação de uma iniciativa de estoque gerenciado pelo fornecedor (VMI - Vendor Managed Inventory).
Isto é, fornecedor assume a responsabilidade pelo planejamento e administração do inventário do cliente, baseado num contrato de serviço de reposição acordado. Na essência, o fornecedor torna-se uma extensão do departamento de administração de materiais do cliente.
O VMI não se trata simplesmente de visitar um cliente algumas vezes por mês para repor seus materiais baseado num nível acordado. O fornecedor monitora a informação de vendas e inventário do cliente obtida através dos terminais em pontos de venda ou ponto de consumo (PdV ou PdC), a qual é transmitida eletronicamente, através do EDI/Internet, para fins de liberação de pedidos para reabastecimento. É fornecido um certificado com cada embarque, confirmando que o produto atende ao critério de qualidade descrito no contrato.
O VMI pode ser uma proposta interessante, tanto para o fornecedor quanto para o cliente. Ambos devem investir nos sistemas de informação, software e pessoal para implementar e manter um programa de VMI.
Por que considerar a implementação de um programa VMI? Existem muitos benefícios, um melhor serviço ao cliente, menor incerteza na demanda devida à dependência da previsão, inventário e custos reduzidos a longo prazo.

Aspectos contratuais
Um acordo VMI bem desenvolvido é a chave para manter um bom relacionamento de longo prazo entre o fornecedor e o cliente. Ao implementar um programa VMI, certos aspectos contratuais devem ser levados em consideração. Ambas as partes desejarão um bom acordo e claramente declarar as expectativas do nível de serviço. Além disso, preço do produto e cláusulas de penalidades garantirão um perfeito relacionamento entre o cliente e o fornecedor, que continuarão crescendo e prosperando no futuro.
As necessidades comerciais para o cliente incluem previsão, pedidos de compra em aberto, captura automática de dados, contagem cíclica e tecnologia do ponto de venda/ponto de consumo.
O cliente deve ser capaz de demonstrar uma razoável habilidade de prever novos produtos, retirada da linha, atividade promocional, sazonalidade e tendências. Tanto o cliente quanto o fornecedor deverão estar envolvidos no projeto de produção de novos produtos. No mínimo, o fornecedor deveria ser consultado no projeto. As necessidades de abastecimento da linha devem ser acordadas, bem como a data de lançamento do novo produto.
Além disso, o cliente deve ser capaz de transmitir correções contínuas de previsão para o fornecedor a fim de assegurar que os níveis de serviço continuem sendo atendidos.
Conforme um produto se aproxima do final de seu ciclo de vida, a comunicação da informação do momento de descontinuidade entre o cliente e o fornecedor é crítica. O cliente deseja eliminar o inventário que ele não pode usar ou vender, e o fornecedor não deseja acabar com o produto acabado e componentes que não pode usar. Futuras necessidades de serviço para o produto em descontinuidade também devem ser levadas em consideração. Os componentes ou produtos acabados precisarão de garantia ou serviço de reparo ao longo de quantos anos?
O impacto esperado e o momento de uma atividade promocional do cliente são necessários para assegurar que os níveis de serviço ao cliente não sejam prejudicados. A sazonalidade do produto e as tendências de demanda devem ser cuidadosamente previstas, incluindo a consideração quanto à geografia e demografia.

Pedido de compra "em aberto"
Importantes elementos do pedido de compra em aberto do cliente incluem os parâmetros de processo, o mecanismo de liberação e os termos e condições.
Os parâmetros de contrato incluem a data de expiração, a quantidade de compra esperada e o valor monetário do pedido de compra. O mecanismo de liberação pode ser baseado na previsão do cliente ou em um ponto de pedido. A automatização para liberar o produto pode ser automática ou exigir confirmação do cliente. Termos e condições deverão incluir penalidades por falta de estoque, os termos de pagamento de fatura, o preço do produto e termos de fretes e critérios de cancelamento.
O sistema de informação do cliente deve incluir uma transação de previsão com informação sobre o consumo esperado do produto e quaisquer promoções planejadas. A transação mostra o consumo real e dispara a reposição. A nota de embarque antecipada de recebimento age como a confirmação do fornecedor para avisar o cliente de que o produto foi embarcado. A fatura de recebimento facilita as contas a pagar.

Cliente - Captura automatizada de dados
Os códigos de barras são usados pelo cliente para as condições do ponto de venda: assegurar velocidade e acuracidade na captura de dados. Leitores de códigos de barras podem ser usadas no recebimento, expedição e pelo sistema de gerenciamento do armazém (WMS).
As necessidades de negócio do fornecedor incluem um sistema de liberação de pedido do cliente, um programa de zero defeitos, EDI/Internet, um grupo de gerenciamento de inventário e logística, coleta automatizada de dados/capacidade de usar código de barras e a habilidade de fornecer um certificado de qualidade.

Fornecedor - Planejamento do recurso de distribuição
O sistema do fornecedor deve ser capaz de armazenar um pedido em aberto do cliente, assim como na forma de uma ordem do cliente em branco, permitindo ao grupo logístico iniciar as liberações que respeitam os termos e as condições do pedido. Cada liberação dispara uma alocação de inventário no sistema do fornecedor. Um aviso antecipado de expedição é automaticamente enviado eletronicamente, após confirmação do embarque no sitema do fornecedor.
A coleta de dados através da tecnologia do Ponto de Venda acelera a velocidade e assegura a acuracidade das vendas e dados de inventário do cliente, mas o PdV pode não estar disponível em todas as circunstâncias. Deve ser estabelecido um método alternativo de coleta de dados. Uma possibilidade é o uso de etiquetas de código de barras e equipamentos de leitura.
Etiquetas de código de barras podem ser exigidas pelo cliente para facilitar o processo de recebimento. O fornecedor pode ter de investir em impressoras de etiqueta de códigos de barras, mesmo que os códigos de barras não sejam atualmente usados internamente para coleta de dados.

Implementação do VMI
O contrato VMI deve prever um período de teste e incluir uma opção que possibilite a ambas as partes a dissolução do mesmo ao final do período de teste. Além disso, os valores quantitativos e os métodos devem ser claramente definidos, incluindo uma penalidade máxima e uma cláusula de rompimento.
Auditorias internas de métodos de previsão e acuracidade de dados devem ser realizadas regularmente para assegurar o sucesso do programa VMI.
O cliente deve estabelecer uma equipe composta por membros multidisciplinares em logística (compras, planejamento, engenharia, e qualidade).

Conclusão: Lembre-se que o segredo para fazer acontecer a "mágica" do VMI é a informação. Os benefícios de um programa VMI bem sucedido são enormes para ambas as partes. O desafio é estabelecer parcerias ganha-ganha, as quais permitem uma maior vantagem competitiva para o cliente e o fornecedor.   


abril/2001

Daniel Georges Jehlen Gasnier,
Consultor da IMAM Consultoria Ltda., de São Paulo.
Tel. (0--11) 5575 1400 
    imam@imam.com.br

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